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CR de réunions

Nouveau bureau et responsable de la médiathèque avril 2014

 

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nouveau_bureau

CR n°3 – Réunion intercommunale – 25/01/13

Compte rendu du 25/01/2013

Rencontre médiathèques Montaren, St Quentin, Vallabrix

 

Présentes : Arlette Laniel (élue Montaren), Régine Pesenti (élue St-Quentin), Odile Pernin-Vidal (élue Vallabrix), Sandrine Messian (responsable Montaren), Cécile André-Grégoire (responsable St-Quentin), Marie-Hélène Vaux(bénévole Vallabrix)

 

Ordre du jour :

Petite présentation des structures et animations quotidiennes

Projets 2013 pour chaque structure

Comment pouvons-nous travailler ensemble ?

 

 

Présentation :

L’objectif de cette première rencontre est avant tout de se connaître, d’échanger sur nos pratiques et d’envisager des projets communs en espérant créer une véritable mise en réseau au niveau de la CCPU.

Cette première rencontre s’appuie sur une volonté de travailler ensemble, de faire ensemble en matière de lecture publique au niveau des  trois communes présentes (Montaren, St-Quentin, Vallabrix) et ainsi anticiper les nouvelles pratiques d’accès à la lecture, à la connaissance et aux loisirs.

Les trois élues vont faire remonter cette volonté au sein des conseils municipaux et peut-être aussi au niveau de la CCPU.

 

Cette première réunion a eu lieu au sein de la médiathèque de Montaren.

Sandrine a fait visiter cette structure. La médiathèque est installée en face  la mairie, ce bâtiment a été restauré et a ouvert ses portes il y a 4 ans.

La médiathèque possède Orphée comme SIGB, avec 2 licences, elle développe en particulier les documentaires du fonds local. Une salariée à 20heures  et des bénévoles pour gérer la médiathèque.

Il y a un budget acquisition d’ouvrages, qui devrait être plus important en 2013 et ainsi correspondre aux préconisations de la DRAC et du CG à savoir 2 euros par habitant.

En plus de ce service lecture publique, une association « Les amis de la médiathèque » organise des manifestations culturelles dans la salle d’exposition/conférence attenante à la médiathèque.

 

La médiathèque de Vallabrix a ouvert au public en septembre 2012.

La municipalité s’est engagée à ouvrir une ligne budgétaire pour l’acquisition d’ouvrages de 800euros/an sur 5 ans (ce qui correspond aux 2 euros/habitant). Ainsi, la médiathèque peut bénéficier d’une aide de la DLL (Conseil Général) sous la forme de prêt permanent d’ouvrages (d’une valeur d’environ 4000 euros).

 

La médiathèque de St-Quentin a été créée en 1994, et à la particularité de partager les locaux avec le centre socioculturel (qui est une association de loi 1901). 2 salariées sont affectées à ce service.

La médiathèque est également équipée du logiciel Orphée (comme système intégré de gestion de bibliothèque). Des animations sont proposées tout au long de l’année (auprès du public scolaire, de tout public, de la petite enfance, …).

 

Pour 2013 :

Vallabrix va informatisée la médiathèque

St-Quentin va faire évoluer le logiciel et ainsi proposer le catalogue et le compte lecteur en ligne.

En 2014, Montaren souhaite proposer son catalogue en ligne.

 

 

 

Comment pouvons-nous travailler ensemble ?

Pour l’instant au niveau de la CCPU, la compétence culturelle et plus particulièrement lecture publique n’a pas été prise.

Pour qu’on puisse  travailler en commun au niveau de nos trois médiathèques, des conventions entre les communes pourront être signées.

 

Plusieurs propositions ont été émises et pouvant être mises en place assez facilement et rapidement :

Constitution d’une malle littérature jeunesse et plus particulièrement « Kamishibaï ». Cette malle serait itinérante et des animations communes envisagées.

En fonction des spécialisations de chaque bibliothèque, un prêt de documents serait possible pour une durée déterminée

Eventuellement faire venir une même compagnie, un même spectacle afin de partager les défraiements et négocier le prix de la représentation

Se tenir informé des différentes manifestations des autres structures afin de ne pas programmer une autre manifestation ce même jour et surtout pouvoir diffuser auprès de notre public

En ce qui concerne l’informatique, un portail commun est possible mais ce sera long à mettre en place.

Pour cette année, nous pouvons organiser une animation commune au sein de nos communes.

Sandrine organise chaque année début septembre, « Livres en balades », c’est-à-dire qu’elle conserve tous les dons faits durant l’année, et les ouvrages qui ne sont pas mis sur les rayons de la médiathèque sont mis à la disposition des lecteurs, de tout public lors d’une journée.

Pour 2013, il a été proposé de mettre en place cette action sur les 3 lieux (avec une communication commune) le SAMEDI 7 SEPTEMBRE 2013. Pour Saint-Quentin, ce sera en même temps que le marathon d’écriture.

 

Le dimanche 29 septembre, la bibliothèque et le centre socioculturel de St Quentin organisent la 6ème édition du festival du livre, nous essayons de mettre en place des animations en amont de cette journée, des animations pourraient avoir lieu à Montaren et/ou Vallabrix (par ex : rencontre avec des auteurs présents lors de cette journée, conférence,…). Une réunion d’organisation a lieu le Jeudi 4 avril 2013 à 18h30

 

Cette rencontre a donné l’intitulé « Communes amies », qui pourra être utilisé pour une communication commune.

 

CR – Cécile André – Bibliothécaire Saint-Quentin le Poterie

 

 

 

CR n°2 – Réunion DLL – 18/10/12

Présents : Magali Juvany, Valérie Prohin Houdebine, Marie-Hélène Vaux, Philippe Marie, Odile Pernin-Vidal

 

Objet : recueillir les conseils de la DLL sur le projet d’informatisation de la médiathèque

 

Points abordés :

  1. informatisation en solo, informatisation en réseau ?
  2. incidences sur la procédure d’appels d’offres
  3. investissement en temps pour informatiser
  4. mise en  place d’un portail de la bibliothèque départementale
  5. constitution d’un fonds spécifique à Vallabrix

 

1) Informatisation en solo ou en réseau

Introduction de la réunion : nous souhaitons informatiser notre fonds rapidement pour 2 raisons

–      en prendre mieux connaissance

–      pouvoir gérer les prêts plus efficacement.

 

Nous avons déposé fin septembre un dossier de demande de subvention auprès de la Région sur la base d’un équipement local, tout en réfléchissant à la possibilité de construire un réseau avec certaines communes intéressées, St-Quentin et peut-être Montaren.

 

Magali Juvany nous met en garde sur la difficulté de passer d’un équipement local à un équipement en réseau si l’opération doit s’effectuer en 2 temps. Selon elle, le travail serait double (« réinformatisation » au moment de la mise en réseau).

Pour éviter cet écueil, elle propose d’étudier la possibilité de constituer un  réseau et de construire « patiemment »  un projet.

Au final, ce sont les élus qui valideront le projet et choisiront le fournisseur de progiciel. Cela suppose d’établir une convention entre les communes qui participeront au réseau.

 

Si on optait cependant pour un équipement local, on peut se préparer à  une évolution en réseau en adoptant les pratiques informatiques déjà en vigueur. Le plus simple, ce serait pour nous  de nous fonder sur les pratiques de la bibliothèque de St-Quentin, en prévision d’une mise en commun de nos deux fonds. Et à ce stade, il faudrait se demander si Vallabrix devient une bibliothèque « satellite » ou si les 2 bibliothèques peuvent garder une certaine autonomie tout en partageant leurs ressources.

 

 

2) Incidences sur la procédure d’appel d’offres

 

Le marché étant très concurrentiel, Magali Juvany nous conseille d’être vigilants sur les critères de sélection des dossiers d’AO. Dans le cas de la mise en réseau, le critère du prix n’est pas déterminant.

Plusieurs fournisseurs apportent toutes les garanties nécessaires : PMB, Paprika, Opsis ( ?), Orphée, Cassiopée.

 

3) Investissement en temps pour informatiser

Selon qu’on importe les notices (par la BNF) ou qu’on les rédige, il faut compter :

–      pour 5000 documents : 15h/semaine, 5mn par doc >> 6mois

–                                         15h/semaine, 15mn par doc >> 19 mois

 

 

Donc, ne pas se tromper dans notre « stratégie » car il faut de toute manière consacrer bp de temps à cette tâche.

 

4) Portail Bibliothèque départementale

La DLL est en train de construire un portail qui sera terminé à la fin de l’année. Chaque bibliothèque municipale pourra y accéder pour y effectuer certaines opérations :

–      réservations

–      consultation d’un compte

–      mise en ligne des animations

–      mise en ligne des coups de coeur

–      présentation de la médiathèque

 

Nous avons rappelé que la médiathèque apparaît sur le site de Vallabrix. Un lien sera établi entre le portail et le site municipal.

 

5) Constitution d’un fonds spécifique à Vallabrix

 

En quittant la DLL nous abordons ce point avec VPH.

Ne serait-il pas judicieux qu’une petite bibliothèque, qui n’a pas vocation à constituer un fonds généraliste important, se dote d’un fonds spécifique qui lui donnerait une singularité. Cela rendrait, de plus,pertinent le projet d’une mise en réseau si les bibliothèques réfléchissent ensemble à des fonds complémentaires.

Une première proposition, en conformité avec le caractère patrimonial de notre médiathèque : un fonds sur le livre d’artiste. Cela tombe bien, c’est le domaine de VPH à la DLL.

A suivre.

 

CR : Odile Pernin-Vidal

 

CR n°1 – Réunion Informatisation médiathèque

Compte-rendu réunion n°1

Groupe Informatisation –  27 août 2012

Présents: Olivier Lafay, Julie Couderc, Philippe Marie,  Odile Pernin-Vidal, Marie-Hélène Vaux

Excusée : Anna Capovilla

Secrétaire de séance : Odile Pernin-Vidal

Prochaine réunion :

–   jeudi 27 septembre à 19h

Ordre du jour :

Définir les premiers travaux du groupe pour préparer la rencontre avec Magali JUVANY de la DLL

1)      Le cahier des charges

–   Attention, contrairement à ce qui a été dit à la réunion, c’est MAGALI JUVANY qui s’occupe de l’informatique à la DLL. Pour prendre contact, appeler le standard  04 66 23 01 88 et la demander.

–   Démarches pour l’informatisation : d’ici la fin de l’année  2012

  • monter un cahier des charges  en précisant  les différentes fonctions que nous voulons  utiliser avec notre système. Le site des bibliothèques propose un modèle : se rendre sur adbdp-asso.fr
  • lancer un appel d’offres auprès de différents fournisseurs qui réalisent les logiciels. Valérie Prohin Houdebine en a indiqué quelques uns : Paprika, Orphée micro, Pergame, PMB (libre de droits mais coût non négligeable pour la maintenance et la                formation), Cassiopée ou Crescendo. Olivier prendra des renseignements.

2)      Les démarches auprès des autres bibliothèques

De la discussion se dégagent les principaux  intérêts de l’informatisation :

–   organiser notre fonds

–   le rendre consultable sur place et à distance

–    mettre notre bibliothèque en réseau avec les bibliothèques du secteur, notamment Saint-Quentin. A terme le réseau de la CC de Lussan s’étendra peut-être sur l’Uzège. Il faudra pouvoir s’y rattacher.

Pour connaître les systèmes mis en place ailleurs, recueillir des infos sur leurs qualités et leurs éventuels défauts, on se propose de se rendre auprès des responsables de bibliothèques :

–   Julie à Uzès

–   Philippe à  Montaren

–   Marie-Hélène à  Saint-Quentin

–   Odile téléphone à Patricia Barsotti, impliquée dans la mise en réseau au Grand Lussan.

On fera le point à la prochaine réunion.

3)      Demande de subvention

L’équipement en matériel et en logiciel informatiques peut faire l’objet d’une demande subvention. Il faudra monter un dossier. Lequel d’entre nous s’en charge avec Madeleine ?  A voir le 27/09.

RAPPEL : le 18 octobre 14h –  RV avec Magali JUVANY – DLL Nîmes (225 chemin du Carreau de Lanes, à côté du CHU)

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Ordre du Jour de la prochaine réunion :

–   bilan des contacts avec les autres bibliothèques du secteur

–   préciser nos demandes pour le RV DLL

–   désigner le/la responsable  « subvention »